Soalan Lazim
Soalan lazim mengenai Sistem E-mel (Gmail)
| Bil | Soalan | Jawapan |
|---|---|---|
| 1 | Adakah pendaftaran pengesahan dua faktor (2SV) berlaku secara automatik semasa penciptaan akaun e-mel? Jika pengguna tidak mengaktifkan 2SV, selepas berapa lama akaun e-mel akan disekat? | Pengesahan 2SV tidak automatik dan perlu dilakukan setelah log masuk kali pertama akaun. pengguna perlu melakukan tetapan pengesahan 2SV dalam tempoh 14 hari dan jika gagal, akaun tersebut akan disekat untuk log masuk kepada akaun rasmi MyGovUC. |
| 2 | Berkaitan dengan pemindahan Organisational Unit (OU), adakah fungsi pemindahan peti mel (mailbox) dan storan pemacu (drive) masih tersedia? | Ya masih tersedia, namun pemindahan ini hanya kepada tertakluk kepada penggunaan domain yang sama sahaja, atas persetujuan dan pengesahan serta kepada pengurusan tertinggi seperti 1. Gred Jawatan Utama C dan ke atas; 2. Gred Utama dan Gred Khas; dan 3. Gred JUSA C hingga Turus I |
| 3 | Adakah akaun yang tidak aktif boleh dipulihkan? Bagaimana dengan akaun yang telah dihapuskan tetapi masih aktif sebelum ini? | Akaun tidak aktif melebihi 90 hari yang telah dipadam boleh dipulihkan dalam tempoh 20 hari daripada tarikh pemadaman dilakukan. |
| 4 | Sebelum ini, akaun e-mel berkumpulan mempunyai storan tersendiri, tetapi kini tidak lagi. Adakah ia boleh dikembalikan? | E-mel yang dihantar kepada e-mel kumpulan akan diterima di peti masuk setiap ahli. |
| 5 | Dalam MyGovUC 2.0, terdapat dua kaedah untuk e-mel berkumpulan: 1) Fungsi pengguna dan 2) Alamat e-mel berkumpulan. Adakah kedua-dua jenis ini masih mempunyai peti masuk sendiri? |
Untuk makluman, Alamat e-mel kumpulan tidak mempunyai peti masuk untuk menyimpan e-mel yang diterima oleh kerana, e-mel yang diterima oleh alamat kumpulan e-mel akan terus dihantar kepada ahli kumpulan didalam kumpulan e-mel tersebut. |
*Tarikh Kemaskini Data: 14 April 2025
Polisi Penggunaan Perkhidmatan MyGovUC
| Bil | Soalan | Jawapan |
|---|---|---|
| 1 | Adakah akaun emel MyGovUC boleh digunakan sebagai akaun khusus(dedicated account) bagi tujuan penyimpanan maklumat aplikasi ini? | Tidak boleh. Klausa 4.1.1(b) Garis Panduan Tadbir Urus Perkhidmatan MyGovUC menyatakan bahawa "pendaftaran akaun personel pengguna bagi tujuan kegunaan beberapa orang pegawai adalah tidak dibenarkan. Agensi Pelaksana hendaklah mendaftar akaun kumpulan e-mel (group email) bagi tujuan tersebut". Penguatkuasaan klausa ini penting bagi memastikan ketirisan maklumat yang berpunca capaian akaun e-mel untuk kegunaan beberapa orang pegawai (contohnya Unit Integriti, Bahagian Sumber Manusia, Jabatan Perhutanan dan lain-lain) dapat dihalang. Penyimpanan dan perkongsian dokumen boleh dilakukan dengan menggunakan Drive pegawai yang bertanggungjawab. Fungsi file sharing permissions boleh digunakan bagi tujuan penetapan hak capaian pegawai manakala, fungsi transfer ownership boleh dilakukan untuk memindah pemilikan dokumen atau folder dalam Drive pegawai pengguna lain dalam agensi. |
| 2 | Sekiranya boleh, adakah kuota storan akaun tersebut boleh ditambah? | Tidak boleh, kuota storan akaun Perkhidmatan MyGovUC bagi setiap pengguna telah ditetapkan sebanyak 1TB dan tidak boleh ditambah. |
| 3 | Adakah dibenarkan untuk mana-mana penjawat awam memiliki e-mel rasmi melebihi satu(1)? | Tidak boleh. Garis Panduan Tadbir Urus Perkhidmatan MyGovUC sedia ada yang berkuat kuasa iaitu merujuk pada Klausa 3.2.2 (A)(i)(3) - Pemilikan Akaun E-Mel menyatakan bahawa “...setiap pengguna hanya layak diberi satu akaun e-mel sahaja”. |
| 4 | Adakah saya dibenarkan memohon pelepasan khas bagi mengekalkan akaun rasmi saya di MyGovUC walaupun saya telah mempunyai akaun e-mel rasmi lain di penyedia perkhidmatan yang berbeza, memandangkan e-mel MyGovUC ini digunakan untuk melanggan platform luaran bagi urusan rasmi Kerajaan? | Tidak boleh. Garis Panduan Tadbir Urus Perkhidmatan MyGovUC sedia ada yang berkuat kuasa iaitu merujuk pada Klausa 4.3.1 (a) - Penamatan Akaun Pengguna menyatakan bahawa “Penamatan akaun pengguna MyGovUC hendaklah dilaksanakan oleh Agensi Pelaksana sekiranya pengguna bertukar atau keluar daripada Kementerian/Agensi atau Kerajaan”. Klausa ini terpakai bagi pengguna yang berpindah keluar ke agensi yang tidak menggunakan Perkhidmatan MyGovUC. Pelaksanaan penghapusan ini perlu dilaksanakan atas faktor keselamatan, selain menghalang berlakunya ketirisan makluman Kerajaan. |
*Tarikh Kemaskini Data: 18 Jun 2025
Soalan lazim mengenai Penghantaran Fail Bersaiz Besar (Drive)
| Bil | Soalan | Jawapan |
|---|---|---|
| 1 | Berapakah kapasiti storan yang diperuntukkan untuk Google Drive dan peti masuk (inbox)? | Jumlah keseluruhan storan bagi setiap pengguna MyGovUC 3.0 adalah sebanyak 1TB. |
| 2 | Sekiranya kuota storan yang diperuntukkan kepada sesebuah agensi tidak mencukupi, apakah langkah yang boleh diambil? | Pengguna perlu melakukan housekeeping dan tiada permohonan penambahan kuota yang disediakan. |
| 3 | Jika kuota storan tidak mencukupi hingga ke peringkat daerah, apakah penyelesaian yang boleh dilaksanakan? | Untuk makluman, kuota storan untuk perkhidmatan Google Workspace MyGovUC adalah sama untuk semua pengguna tidak mengira agensi, pangkat atau lokasi. Pengguna dinasihatkan melakukan housekeeping dari masa ke masa untuk memastikan storan tidak melebihi 1TB. |
*Tarikh Kemaskini Data: 14 April 2025
Soalan lazim mengenai Persidangan Dalam Talian (Meet)
| Bil | Soalan | Jawapan |
|---|---|---|
| 1 | Fungsi Gemini membolehkan rakaman nota daripada mesyuarat dalam talian. Adakah fungsi ini juga boleh digunakan untuk mesyuarat fizikal? | Buat sekarang fungsi nota rakaman hanya tersedia untuk sesi Google Meet sahaja. |
*Tarikh Kemaskini Data: 14 April 2025
Soalan lazim mengenai Sistem Pengurusan Maklumat Pengguna (SPMP)
| Bil | Soalan | Jawapan |
|---|---|---|
| 1 | Adakah butang "Reset Password" boleh dikembalikan? | Pengguna MyGovUC boleh membuat penetapan semula kata laluan akaun sendiri melalui Modul Self Service dengan menggunakan fungsi 'Change Password'. Manakala, Pentadbir SPMP boleh membuat penetapan semula kata laluan ke atas semua akaun pengguna di Kementerian/Agensi mereka melalui Modul User Management dengan menggunakan fungsi 'Reset Password'. |
| 2 | Bolehkah sesi demonstrasi diadakan bagi penggunaan pengesahan dua faktor (2FA) serta kemas kini dalam sistem SPMP? | Penggunaan pengesahan dua faktor (two step verification (2SV) adalah termasuk dalam silibus Latihan Pengguna Perkhidmatan MyGovUC di bawah Modul Sistem E-Mel. |
| 3 | Jika setiap daerah mempunyai MyStep, bagaimanakan untuk mewujudkan akaun mereka? | Pentadbir SPMP yang diberikan akses capaian ke Modul User Management boleh mendaftar akaun pegawai MyStep. Akaun pegawai MyStep hendaklah didaftarkan menggunakan akaun kategori personnel contract staff. Ini kerana lantikan pegawai MyStep adalah secara bertempoh. Tarikh mula dan tamat tempoh kontrak pegawai tersebut perlu dimasukkan dalam SPMP. |
| 4 | Adakah penciptaan group with mailbox lebih baik dicipta melalui others atau designated mailbox? | Akaun group with mailbox bagi tujuan penghantaran dan penerimaan e-mel serta perkongsian dokumen adalah tidak dibenarkan dalam Perkhidmatan MyGovUC selaras dengan Klausa 4.1.1(b) Garis Panduan Tadbir Urus Perkhidmatan MyGovUC yang menyatakan bahawa "Pendaftaran akaun personel pengguna bagi tujuan kegunaan beberapa orang pegawai adalah TIDAK DIBENARKAN. Agensi Pelaksana hendaklah mendaftar Kumpulan E-mel (Group Email) bagi tujuan tersebut". Arahan ini dikuatkuasakan bertujuan menghalang risiko kebocoran maklumat Kerajaan kepada pihak yang tidak bertanggungjawab kerana penggunaan akaun group with mailbox melibatkan 1 alamat e-mel dengan kata laluan yang sama bagi kegunaan beberapa orang pengguna. Berikut adalah penjelasan mengenai akaun Others dan Personnel With Designation Mailbox: i. Akaun Others - kategori akaun ini digunakan bagi tujuan kegunaan sistem (contohnya akaun adminGPKI@jdn.gov.my); dan ii. Akaun Personnel With Designation Mailbox - Kategori akaun ini digunakan berdasarkan jawatan yang disandang (contohnya akaun KP@jdn.gov.my (akaun bagi jawatan Ketua Pengarah); KSU@digital.gov.my (akaun bagi jawatan Ketua Setiausaha)). |
| 5 | Kenapa apabila penciptaan group namun gagal. Bila mahu wujudkan semula tetapi seperti telah ada? | Kemungkinan terdapat gangguan rangkaian atau data cache yang menyebabkan sistem belum mengemas kini status group dengan betul. Sila cuba refresh halaman dan cuba semula. Sekiranya isu berterusan, sila hubungi Meja Bantuan untuk bantuan lanjut. |
| 6 | Bagaimana untuk memohon kuota SPMP apabila telah penuh? | Pentadbir UC boleh menghantar permohonan kemaskini kuota perjawatan ke Meja Bantuan MyGovUC dengan mengisi Borang Waran Perjawatan yang boleh dimuat turun daripada Portal Rasmi MyGovUC. |
| 7 | Berapa maksimum sub admin level 1, level 2 dan password admin boleh diwujudkan? | Jumlah pelantikan sub admin tersebut adalah tertakluk kepada keperluan pihak Kementerian/Agensi. Pada masa ini, tiada had maksimum yang ditetapkan di SPMP. |
| 8 | Bagaimana untuk menambah pengguna secara bulk bagi UC Admin? | Pentadbir UC boleh menghubungi Meja Bantuan MyGovUC bagi permohonan menambah pengguna secara bulk. Template maklumat yang diperlukan akan diberikan kepada pemohon. Pemohon perlu melengkapkan maklumat tersebut untuk tindakan lanjut pihak Meja Bantuan MyGovUC. Pemohon akan menerima e-mel makluman yang menyatakan bahawa aktiviti telah selesai dilaksanakan dan pemohon boleh melakukan semakan melalui SPMP. Pada masa yang sama, pengguna baharu yang didaftarkan akan menerima e-mel notifikasi pendaftaran akaun beserta kata laluan sementara mereka. |
| 9 | Apakah kelayakan pemberian akaun emel Perkhidmatan MyGovUC kepada pegawai yang sedang bercuti belajar, sama ada secara separuh masa atau sepenuh masa? | i. Cuti Belajar Separuh Masa: Pegawai cuti belajar, namun pada masa yang sama beliau masih perlu melaksanakan tugas rasmi di agensi. Oleh itu, pegawai ini layak diberikan akaun e-mel Perkhidmatan MyGovUC. ii. Cuti Belajar Sepenuh Masa: Pegawai cuti belajar, namun pada masa yang sama beliau masih perlu melaksanakan tugas rasmi di agensi (contohnya kes sesetengah para doktor di Kementerian Kesihatan). Untuk melaksanakan tugas rasmi tersebut, maka pegawai ini layak diberikan akaun e-mel Perkhidmatan MyGovUC. iii. Cuti Belajar Sepenuh Masa: Pegawai cuti belajar, namun tidak melaksanakan tugas rasmi di agensi. Tugas pegawai tersebut ditanggung oleh pegawai lain sepanjang tempoh cuti belajar ini. Oleh itu, pegawai ini tidak layak diberikan akaun e-mel Perkhidmatan MyGovUC kerana sepanjang tempoh cuti belajar ini, pegawai tidak melaksanakan tugas rasmi di agensi, malah tugasnya ditanggung oleh pegawai lain. |
| 10 | Bolehkah pegawai yang sedang bercuti belajar sepenuh masa tanpa tugas rasmi diberikan akaun emel MyGovUC? | Pegawai yang sedang bercuti belajar sepenuh masa tanpa tugas rasmi tidak boleh diberi akaun e-mel MyGovUC. Walau bagaimanapun, pegawai tersebut boleh menggunakan emel peribadi (contohnya Gmail, Outlook, dsb.) untuk urusan rasmi yang terhad seperti penghantaran laporan kemajuan pengajian, komunikasi berkenaan urusan biasiswa atau pembiayaan, dan penyaluran maklumat kemas kini status pengajian kepada pihak penaja pengajian. Penggunaan emel peribadi dalam konteks ini adalah bersifat sementara dan bersandarkan keperluan fungsian minimum, memandangkan pegawai tidak lagi menjalankan tugas rasmi hakiki dalam tempoh tersebut, akses kepada e-mel Perkhidmatan MyGovUC yang boleh menimbulkan risiko keselamatan siber jika tidak dikawal dengan ketat dan semua akses kepada infrastruktur Kerajaan perlu mematuhi prinsip least privilege. |
*Tarikh Kemaskini Data: 26 Mei 2025
Soalan lazim mengenai Perkhidmatan Mail Relay
| Bil | Soalan | Jawapan |
|---|---|---|
| 1 | Bagi keperluan penghantaran e-mel secara besar-besaran (mail relay), had penghantaran adalah 10,000 e-mel. Bagaimanakah jumlah ini boleh ditingkatkan bagi memenuhi keperluan agensi? | Seperti sedia maklum, had limitasi penghantaran sehari yang telah ditetapkan oleh GWS adalah 10,000/sehari bagi alamat penghantar yang mempunyai mailbox. Manakala tiada had limitasi penghantaran harian bagi alamat emel penghantar yang tidak mempunyai mailbox. Cadangan 1) Sekiranya pihak agensi ada keperluan untuk mewujudkan mailbox, perlu patuh pada had limitasi penghantaran harian yang telah ditetapkan oleh GWS (10,000/sehari) 2) Pihak agensi tidak perlu mewujudkan mailbox sekiranya tiada keperluan di sebelah pihak agensi bagi membolehkan had limitasi penghantaran harian tidak terikat seperti alamat penghantar yang mempunyai mailbox( 10,000/sehari). |
*Tarikh Kemaskini Data: 14 April 2025
Penutupan IMAP dalam Perkhidmatan MyGovUC
| Bil | Soalan | Jawapan |
|---|---|---|
| 1 | Adakah penamatan IMAP dilaksanakan secara sekaligus (one time) atau secara berperingkat (berfasa)? | Penamatan IMAP dilaksanakan secara one time. |
| 2 | Adakah penamatan IMAP akan memberi kesan kepada semua sistem aplikasi yang menggunakan fungsi Mail Relay? | TIDAK. Aplikasi agensi yang terkesan hanya sistem aplikasi yang menggunakan konfigurasi incoming mail melalui tetapan imap.gmail.com sahaja. |
| 3 | Apakah implikasi kepada pengguna atau sistem yang menggunakan fungsi IMAP selepas penamatan IMAP? | Pengguna atau sistem yang menggunakan fungsi IMAP (bukan semua sistem, hanya sistem yang mempunyai tetapan/konfigurasi IMAP sahaja) tidak akan menerima sebarang e-mel yang terkini selepas penamatan fungsi IMAP. |
| 4 | Apakah yang perlu dilakukan sekiranya aplikasi di agensi saya masih memerlukan penggunaan IMAP? | Pentadbir Unified Communication (UC) di Kementerian/Agensi perlu membuat permohonan pengecualian melalui Meja Bantuan MyGovUC. Nama Borang : Lampiran A - Maklumat Pengecualian IMAP |
| 5 | Adakah permohonan pengecualian dibenarkan untuk akaun e-mel individu? | TIDAK. Akaun e-mel individu perlu mengakses e-mel melalui kaedah yang telah disarankan seperti di dalam hebahan Pusat Perkhidmatan MyGovUC. Pautan Hebahan : Pemberitahuan Saranan Akses |
| 6 | Adakah pengguna MyGovuC yang menggunakan perisian Microsoft Outlook terkesan dengan penamatan IMAP? | YA. Pengguna MyGovUC akan terkesan sekiranya tetapan incoming mail MyGovUC dalam Microsoft Outlook menggunakan imap.gmail.com. |
| 7 | Mengapakah saya tidak dapat mengakses e-mel MyGovUC melalui iPhone saya? | Pengguna MyGovUC yang mengakses e-mel melalui iPhone menggunakan aplikasi Apple Mail akan terjejas dengan penamatan IMAP. Ia adalah disebabkan Apple Mail merupakan aplikasi pihak ketiga yang menggunakan protokol IMAP untuk membaca e-mel. Oleh itu, pengguna yang mengakses e-mel menggunakan Apple Mail perlu beralih kepada Aplikasi Gmail untuk terus mengakses e-mel MyGovUC. |
| 8 | Bagaimanakah cara untuk memasang Aplikasi Gmail pada peranti iOS atau Android? | Pengguna MyGovUC boleh merujuk manual Konfigurasi E-mel Pada Peranti Mudah Alih di Portal Rasmi MyGovUC melalui pautan berikut: https://www.mygovuc.gov.my/uploads/content-downloads/file_20240214213431.pdf |
| 9 | Adakah penamatan fungsi IMAP akan memberi kesan kepada klien e-mel seperti Mozilla Thunderbird? | YA. Pengguna yang menggunakan klien e-mel seperti Mozilla Thunderbird akan terkesan kerana ia menggunakan protokol IMAP untuk fungsi e-mel. |
| 10 | Adakah kandungan atau peti e-mel saya akan hilang selepas penamatan IMAP? | TIDAK. Kandungan e-mel sebelum penamatan IMAP masih kekal dan boleh diakses pada klien e-mel. |
| 11 | Adakah penggunaan IMAP memberi kesan kepada prestasi capaian MyGovUC melalui Microsoft Outlook ? | YA. Sekiranya saiz peti e-mel fail data (OST atau PST) dalam peranti pengguna MyGovUC terlalu besar menyebabkan prestasi Microsoft Outlook menjadi perlahan, tidak responsif dan hang semasa synchronization atau carian. Rujukan:https://learn.microsoft.com/en-us/outlook/troubleshoot/performance/application-pauses-if-you-have-large-data-file |
*Tarikh Kemaskini Data: 13 Jun 2025
Apakah perkhidmatan yang disediakan dalam MyGovUC 3.0?
Perkhidmatan MyGovUC 3.0 adalah merangkumi beberapa perkhidmatan iaitu:
Perkhidmatan Saas MyGovUC 3.0
- Sistem E-mel (Gmail)
- Persidangan Dalam Talian (Meet)
- Cloud Storage (Drive)
- Perbualan Secara Berkumpulan (Chat)
Perkhidmatan Aplikasi Sokongan MyGovUC 3.0
- Perkhidmatan Mail Relay
- Sistem Pengurusan Maklumat Pengguna (SPMP)
- Portal Rasmi MyGovUC 3.0
- Sistem Penghantaran Dokumen Sulit dan Terhad (SPDT)
Apa itu MyGovUC 3.0?
MyGovUC adalah Perkhidmatan Komunikasi dan Kolaboratif Bersepadu yang diuruskan secara berpusat di JDN. Perkhidmatan ini merangkumi perkhidmatan Software as Service (SaaS) seperti e-mel, persidangan video/audio, chat dan perkhidmatan aplikasi sokongan seperti Sistem Pengurusan Mail Relay (SPMR), Sistem Pengurusan Maklumat Pengguna (SPMP), Sistem Penghantaran Dokumen Sulit dan Terhad (SPDT) serta Portal Rasmi MyGovUC 3.0.
Apakah jaminan tahap ketersediaan perkhidmatan MyGovUC 3.0?
Jaminan tahap ketersediaan (Service Level Agreement (SLA)) Perkhidmatan Saas MyGovUC 3.0 adalah 99.9% manakala SLA Perkhidmatan Aplikasi Sokongan MyGovUC 3.0 adalah 99.5%.